לפני שנתחיל: אם אתם קוראים את זה והקורונה כבר לא משתוללת ברחובות, אז אני שמח שהאנושות לא נכחדה, ואני אפילו עוד יותר שמח שהמאמר שלי עדיין אטרקטיבי.

אז כן, מגפת הקורונה הכניסה אותנו למשבר כלכלי וחברתי שלא ראינו הרבה זמן – עסקים נסגרים, אנשים יוצאים לחופשות ללא תשלום לזמן לא מוגבל והמערכות מושבתות. אבל ניתן להמשיך לעבוד מהבית, כן זה אפשרי וכן – זה לא דורש אמצעים מיוחדים.
האפשרות לעבודה מהבית לא זרה לנו ב-2020, אבל עדיין קיימת ההנחה כי היא יעילה פחות – זה לא חייב להיות ככה, בעיקר עכשיו כשאין ברירה אחרת. הוכחה אחת לאיכות העבודה מהבית היא שחברות ענק, כדוגמאת Invision – מעסיקות מאות עובדים ברחבי העולם בלי אפילו משרד פיזי אחד.

אני מנהל את הסטודיו שלי מרחוק, נכון שזה התחיל בלית ברירה, אני גר רחוק מאוד מכל המעצבים והלקוחות שעובדים איתי, אבל למדתי ואני לומד כל הזמן איך הופכים את העבודה מהבית ליתרון, ואיך עושים זאת בצורה היעילה ביותר.
זה הכל עניין של מוכנות ושיטות עבודה. כדי לעשות את המעבר הזה אתם צריכים לנקוט בכמה שלבים שיהפכו את המשרד הביתי שלכם למכונת עבודה משומנת(באופן דיגיטלי כמובן).

סביבת עבודה בטוחה ושקטה

לא סתם אומרים "לא להביא את העבודה הביתה ולא להביא את הבית לעבודה" כשעוברים לעבוד מהבית זה מאוד מפתה לעבוד על הספה מול הטלוויזיה, אבל הפיתוי הזה הוא מאוד מסוכן. אני אוהב לקרוא למשרד סביבת עבודה בטוחה, כי מעטות הסחות הדעת – המשרד מוקדש כולו לעבודה ועוסק רק בה. הבית הוא מתכון להסחות דעת, בין אם זה ילדים, בינג' של הסדרה שאנחנו הכי אוהבים, או הרצון לשבת במרפסת עם כוס קפה "רק לחמש דקות", יש סיכוי גבוה מאוד שנמצא את עצמנו מבזבזים את רוב היום בדברים שקשה לקרוא להם "עבודה".
בשביל זה אנחנו צריכים ליצור לעצמנו את הפינה השקטה שלנו, משרד ביתי נוח ושקט שיוקדש כולו לעבודה. כשאנחנו מתיישבים "במשרד" אנחנו(וכל הבית) צריכים להבין שעכשיו הזמן שלנו מוקדש לעבודה בלבד.

שגרה קבועה

כשמתערבבים חיי הבית וחיי העבודה ואין הפרדה בין משרד לחול, נוכל למצוא את עצמנו שקועים בעבודה 24 שעות ביממה. נקום ונתחיל לעבוד ישר עם הקפה של הבוקר, נטייל עם הכלב ונעשה שיחות עם לקוחות, נשכח לאכול צהריים כי "אנחנו בדיוק מסיימים איזה משהו קטן" ונלך לישון עם העבודה.
כשעובדים מהבית, חשוב ליצור שגרה קבועה. החל משגרת בוקר בריאה עם ארוחת בוקר טובה וקריאת החדשות, ועד הפסקות בשעות קבועות שאסור לוותר עליהן או לדלג עליהם. ככה נהפוך את יום העבודה שלנו להרבה פחות מתיש. היופי בעבודה מהבית הוא שאתם אלה שיוכלים לקבוע בדיוק את סדר היום שלכם.

כלים שמאפשרים עבודה מרחוק

זה שאנחנו לא במשרד, לא אומר שאנחנו יכולים להוריד מרמת התקשורת עם האנשים שעובדים איתנו. כדי לדאוג שאף אחד לא יוצא מרצף העבודה נצטרך להשתמש בכלים שמאפשרים עבודה קולברטיבית(כמה אנשים על אותו מסמך באותו זמן). כדי לקיים שיחות, נשתמש בכלים כמו Zoom, כדי לעבוד על מסמכים נשתמש בDrive של גוגל, למעצבים – פיגמה מאפשרת לכמה משתמשים לעבוד על העיצוב באותו זמן ואפילו אם נרצה לשרטט את התוכנית שלנו לפרויקט הבא נוכל להסתדר ללא הלוח בחדר הישיבות, פשוט נעבוד עם כלי כמו Miro.
לא חסרים לנו היום כלים שיודעים לבצע את כל הפעולות הצוותיות שהיינו עושים פיזית, בצורה דיגיטלית.

קביעת שיחות רק לשעות קבועות מראש

בגלל שהבית הוא לא מקום שמתעסק רק בעבודה כמו המשרד, אנחנו לא יכולים להרשות לעצמנו לעזוב את עמדת העבודה לכמה דקות כדי לעזור למישהו מהצוות שלנו או להיכנס לשיחת ועידה קצרה כמו שהיינו יכולים לעשות במשרד.
כדי לנצח במלחמה נגד הסחות הדעת אנחנו צריכים לקבוע שיחות עם לקוחות *מראש* ולתכנן את היום שלנו לפיהן. אם נענה לכל לקוח שמתקשר כל כמה דקות, הסיכויים שנצליח לעבוד כמו שצריך קלושים.

מערכות לניהול פרויקטים ומשימות

אם אתם עדיין לא מנהלים את הפרויקטים שלכם בעזרת כלים כמו Monday.com, Notion, Asana וכו' – המעבר לעבודה מהבית הוא ההזדמנות המושלמת שלכם לייעל תהליכים ולעשות את המעבר הזה. קשה לשמור על סדר ולוח זמנים כשעובדים מחוץ למשרד, אבל אם אנחנו מסדרים את כל המשימות, הדדליינים וחלוקת העבודה בתוך מערכת לניהול פרויקטים – אותה נתאים בדיוק לשיטת העבודה לפיה אנחנו עובדים – אנחנו נהפוך להיות יעילים מאי פעם. המעבר למערכת Monday.com היה אחד הצעדים הכי מועילים שעשיתי בשביל הסטודיו שלי והיום אני לא זז לשום מקום לפני שעדכנתי את המערכת.

תנשמו

האפשרות לעבוד מהבית בלי להוריד מהיעילות שבעבודה מהמשרד היא אופציה שנפתחה לנו רק בשנים האחרונות. תנצלו אותה כדי להנות מהעבודה שלכם ולא כדי להעמיס על עצמכם יתר על המידה. תשמרו על סדר, על שיטות עבודה ועל החוקים שכתובים כאן, ואני מבטיח לכם, אתם תשמחו לקום לעבודה יותר מאי פעם.